株主総会を開催する予定の時、受付方法で迷うことはありませんか？
たくさんの株主様がご来場するときの管理方法が簡単でスムーズなものであれば受付が混雑することもなく、ストレスなく入場していただけます。
ここでは、株主総会の受付方法についてご紹介します。
通常の受付方法とは
株主総会では受付で株主様本人かどうかを確認する必要があります。その確認に時間をとられてしまっては株主様もストレスですし受付側も焦ってしまうでしょう。
株主総会の受付で株主様本人だと証明する方法の中で最も一般的な方法は、前もって株主様本人に郵送してある議決権行使書面などを受付にて提出してもらうという方法ではないでしょうか。
メリットとしては、たくさんの株主様が来場する会社にとって合理的とも言える方法であることでしょう。しかし、当日議決権行使書面などを忘れてしまう人もいるかもしれません。その場合にはほかの方法で株主様かどうかを確認します。
氏名、持ち株数、住所を申告してもらい、会社側が株主名簿で確認します。この時、申告してもらった内容は書面にしておいて証拠として残しておくのが一般的です。
システム導入をした場合の受付方法
人手が足りない、またはもっとスムーズに受付管理をしたいという場合には、株主総会の受付にシステムを導入する方法もあります。
システム導入する場合のメリットは、リアルタイムで受付した株主様を事務局で確認することができることでしょう。
操作方法さえ覚えてしまえばあとは機械が行ってくれるので精神的なストレスも緩和されるのではないでしょうか。議決権行使書類などを忘れてしまっても確認が楽になるところもメリットの一つと言えるでしょう。
株主総会は外注も視野に入れてスムーズに行う
株主総会は自社のスタッフですべて行うという考えが先行してしまいがちですが、開催するにあたって外注も視野に入れると開催する側の会社の負担が少なくなります。
普段やり慣れない仕事が増えることで会社側のスタッフも精神的・肉体的な負担がかかってしまいますのでパフォーマンスも落ちる可能性があります。
しかし外注してしまうことで想定外のミスを未然に防ぐことにもつながりますし、相手はイベントのプロですから安心して任せることができるでしょう。会社側は株主総会の中身に集中することができますので株主様の安心にもつながります。
株主総会では株主様にストレスなく満足して帰っていただくことも考えなくてはなりませんので、会社側のスタッフは内容に力を注ぐべきだと言ってもいいかもしれません。
迷ったら、ぜひマックスプロデュースにご相談ください。
