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忘年会
2017/12/04

会社の忘年会の幹事さま必見!プロ直伝、成功のポイント

マックスブログ

会社の忘年会で手間をかけず、失敗をしないためのポイントはいくつかあります。そうです。忘年会とは毎年やってくるものであり、マンネリな企画では参加者も楽しめず、そのくせ意外と手間がかかり、大変なのに評価もされにくい・・・。そんな大変な忘年会を、手間をかけず、成功に導くためには何に気をつけ、どんなことが必要なのか。
今日は忘年会にまつわるプロ直伝のコツをお伝えできればと思います。

弊社では、よく100人以上の規模の忘年会をご依頼いただき、担当いたします。それよりも小さい、例えば30人~50人規模の、中規模の忘年会の場合は、予算もあまりつかず、自分たちで担当することも多いですよね。
今回はそういった規模の忘年会について説明していきます。

そういった規模の会社や部署の場合、忘年会の幹事さまに選ばれるのはたいてい若手の社員です。自身も仕事納めで、通常業務もある中で、会場など関係各所と連携しつつ、経営陣との意思疎通も図り、企画を立案し、当日は実行していく。これはかなりの難タスクだと言わざるを得ません。

ともすれば、いい会場が抑えられず、ありきたりな企画しかできず、地味な演出となり、経営陣のメッセージも伝えられず、それなのに通常業務に支障をきたしてしまう。これでは、参加者たちはよい新年を迎えられるでしょうか。会場担当者や、関わった人も悲しい気分になってしまいますよね。何より幹事さまご自身がもうやりたくない!となってしまうのではないでしょうか。

かたや一方で、会場とスムーズな連携を図り、華やかな演出の中で、参加者全員が楽しめる企画を行い、経営陣の趣旨にも沿ったメッセージを伝えることができ、何よりも通常業務もしっかりこなしながら準備を進められた!
参加者は「あー今年も仕事は大変だったけれど、来年も頑張るかー!」と、期待に胸を膨らませながら新年を迎える。経営陣も「よくがんばったね!」と幹事であるあなたへの評価も高い。そうなったら忘年会として、そして幹事としても勝ちですよね。

そんなことが可能なのでしょうか。
私は様々な会社の忘年会に携わらせていただいた経験から、これは可能だ、と言うことができます。
なぜならば、必要なポイントを抑え、適切な準備を進めたからです。

そこで今回は、会社の忘年会の幹事さまが、適切な準備を進める上でのポイントをご紹介していきたいと思います。

忘年会になぜプロジェクトチームが必要なのか

会社の忘年会は、友人たちと開くような小規模な忘年会と違います。参加者の数も違うし、コンテンツの内容も違います。コンテンツといえば、ゲームやアトラクションをするのが一般的ですが、ゲストとして有名人を呼んだりすることもありますね。

その一方で、忘年会ですから、当然年末に開催されます。一般的に年末は休みも多く、仕事納めとして通常以外の業務が入ってくることも多く、忙しい時期ですよね。そういった通常業務とは別で幹事を頼まれてしまったということで、何も対策を立てずに両立させるのはなかなかタフな仕事なわけです。

また、その準備には、会場との折衝、コンテンツ立案、スケジュール管理、予算など、それぞれ利害目的の違う役割があります。これを全部1人でやろうとすると、どこかに偏ってしまうか、もしくはどれも小さくまとまってしまい、結果的につまらない忘年会になってしまいます。
忘年会の準備で失敗してしまうパターンのほとんどの原因は1人で抱えてしまうことです。1人で抱えてしまった結果、準備がうまく行かず、通常業務にも支障が出てしまい、結果として評価が下がってしまいます。

そして、忘年会の準備をあなたに依頼してきた経営陣の方、この方との折衝も必要なポイントです。もしこの方に報告せず現場で準備を進めていった場合、気づいたときには経営陣の思惑や趣旨とずれてしまうことにもなりかねません。それが、表面的な部分だけならいいのですが、本質的なところで違うとなってしまうと、本番日を迎える直前の土壇場で企画が全部やり直し、なんてことも起こります。聞くところによると、そういった失敗は意外と多く起こっているようです。

こういった難しい状況の中、みんなに楽しかったと言われるような忘年会を開くためには、やはりポイントを抑えて準備を進めていくことが重要です。

プロジェクトチームの構成と役割

プロジェクトチームを作って、役割分担をすることで、個人の負担が減ります。
また振り切った立案ができるようになります。これは、1人で全部抱えていたときに比べ、利害関係にある役割をそれぞれの担当者に分離することで、各担当者が思い切った立案をすることができます。

例えばコンテンツの担当者が、いまテレビなどで旬の番組をパロディした企画を立案してみたりなど、思い切ったコンテンツを発想できるわけです。
その上で、できるできないは、会場の担当者や、予算の担当者と相談すればいいわけです。
これが1人だと思いきった発想にはなかなかなりにくいですよね。

また、スケジュール的にも安心です。いろいろな方向性の役割を抱えていると、「昨日やっとこれが終わったから、今日はそれをやって、それが終われば明日はあれができるようになるけど終わらないとできないからこっちを優先して・・・」と様々な段取りをつけ作業をしていかなければなりません。これは幹事さまに聞くと、毎日毎日がとっても不安になるようです。

しかし、その機能が切り離されることで、各自1つのタスクに集中できるようになります。
そうすると幹事さまは、スタートの日、本番の日、そしてポイントとなる日だけ見えていればよい、あとは各担当者との連携を進めていけばよいということになります。幹事さまも安心ですし、各担当者もとても安心です。

また、秘策として、準備の段階で業者にお願いするということもアリです。
業者はプロデュースのプロフェッショナルですから、滞りなく準備を進めていってくれるでしょう。また、ただ準備を進めるだけではなく、経験上問題が起きそうなポイントというのを知っていますから、事前にそのにおいをかぎつけて問題解決することができます。
そういったわけで、プロをチームに加えておくと、いっそう安心できますね。

プロジェクトチームの作り方と、本番を迎えるまで

それでは、プロジェクトチームを作って忘年会の準備を進める段取りを、ステップに沿ってご紹介していきましょう。

1.主要メンバーに声かけをする

先ほども言ったように、すべての役割を1人で抱えるのは愚の骨頂です。役割を分担するために、まずは主要なメンバーに声かけをしていきましょう。

まずは3人に声をかけていきます。
ただし、この3人という人数は少なくてもOKです。仲間となりうるメンバーが2人しかいなそうだったら、それは仕方ありません。ただ、多い方が1人にかかる負担は減るのは当然です。

というわけで、4人のプロジェクトチームを作るべく、まずは3人に声をかけて仲間にしていきましょう。

2.担当の割り振りをする

声かけをし、あなたを含めて4人のチームが出来上がりました。まずはキックオフミーティングを行いましょう。

そして本番の日がいつであるか、経営陣から仰せつかった目的はなんであるか、全体の予算はいくらか、参加予定人数はどのくらいか、(※他にあれば追加してください)を共有します。
大まかなスケジュールと予算がわかれば、企画を膨らましていく期間がどのくらい取れるか、そして企画を詰めていく期間はいつからなのかがわかります。
全体のスケジュールを引いたら、各担当者から企画を立ててもらいましょう。

また、コンテンツなどはコンテンツ担当者だけでなく多くの担当者に作業を振ることとなります。そういった細かな担当者全体でのキックオフは行わないことが多いですが、誰が何を担当するかの把握はしておきましょう。

3.担当者がそれぞれの任務を進める

3-1.会場担当者の役割

会場担当者の大きな役割は、会場の決定と、その後の交渉です。参加者の人数に見合った会場を抑えなければなりません。会場はホテルであったり、イベント用の施設であったり、大きめの料理店であったりしますが、料理の手配も必要です。

また、コンテンツ担当者が出してくる企画ができるかどうかを判断することも必要です。また、それを会場の担当者に伝えることも必要です。会場の担当者に、そのための導線や席やメインステージなどの配置もしてもらう必要がありますね。

また、参加者の人数と料理や飲み物の費用から、予算担当者に必要な金額を伝えます。それをもとにコンテンツ担当者がどのくらい予算をさけるかが決まりますので、重要な任務となります。

3-2.コンテンツ担当者の役割

コンテンツは忘年会を盛り上げるために、とても重要です。みんなでテレビゲームをしたり、アトラクションをしたり、特製の動画を放映したりします。また、司会を決めたり有名人をキャスティングしたりもできますね。

いろんなアイデアが可能です。ダンスが得意なメンバーがいれば踊ってもらうのもいいでしょう。カラオケもアリだと思います。そういった古き良きアイデアもいいですし、いままでにない企画も実現可能です。

たとえば、フジテレビ系列『キスマイBUSAIKU!?』の1コーナーのように、胸キュンな一言を録画しておき、本番ではそれを見た社員が評価する、というような企画は大きく盛り上がりますが、こういったテレビで人気の番組を題材にした企画も面白いですね。

ともあれ、どんな企画にしても、一部の社員だけが楽しめるようなものではなく、全員が参加できるということが重要となります。

全体予算から会場の費用を引いた分がざっくりとしたコンテンツ企画にかけられる予算となりますので、それをうまく使って面白い企画を考えていきましょう。

3-3.スケジュール担当者の役割

スケジュール担当者の一番のタスクは、各担当者のスケジュールを管理していくことです。

各担当者は時間がいくらあっても足りないでしょう。その中で、現実的な期限を切っていくことが必要となります。

また、それぞれのタスクの因果関係を抑えたスケジュール管理をしていく必要があります。たとえば、会場の借りれる時間がわからないとプログラムが組めない、社員の撮影が終了しないと編集が開始できないなどです。

特に会場関係のスケジュールは早め早めに押さえていかないといけない部分ですし、やり取りも特殊になってきますので、非常に難しいところです。

忘年会の準備は期間が少ないことが多く、参加者に楽しんでもらうためにはそういったスケジュールの段取りをきちんと管理していくことが必要になってきます。

また、通常業務との兼ね合いで忘れられてしまいがちなタスクを、きちんとリマインドしてあげることもとても重要ですね。

3-4.幹事さまの役割

幹事の役割から、「会場」「コンテンツ」「スケジュール」を各担当者に分散させることができました。残る大きな役割は、「予算の管理」「経営陣との意思疎通」「大きなロードマップの管理」です。

なかでも、予算は、決められた範囲の中でうまくやりくりしていくことが必要です。会場(とそれに伴う料理)の費用は外せませんので、ある程度確保した上で、コンテンツにさく予算を確保していきます。

その上で、工数を削減したり、成果を高めたり、場合によってはコストカットにつながることもある方法として、業者に頼むという方法があります。
よく考えがちなのが、業者に頼むと主導権を握られてしまい、やりたいことができないとか、非常に高い金額がかかってしまうのではないかということです。

しかし、部分的に業者に頼むこともできます。例えば、プロデュースの準備のところだけ依頼したり、リハーサルだけ依頼したり、当日の仕切りや演出、照明や音楽のところだけ依頼することもできます。

特にスケジュール管理については、タスクが並行ではなくて親子関係になっていることが多く、ともするとあとでハッと気づいて手遅れになってしまうことも多いです。

そこだけでもプロに依頼することで、かなりの手間の削減とリスクの回避をすることができますね。

4.リハーサルをする

成功する忘年会のために最も重要なことの1つはリハーサルです。
どんなイベントであっても、本番では予期せぬことが起こるものです。例えば、照明がうまくつかない、音楽がうまく流れないなど。致命的なミスだけでなく、想像していた色と違う、思っていたほど効果的な音が響かないなどのレベルでも多々あります。

そういったことを事前に回避するためにも、また各担当者の「一発勝負」という心理的負担を減らすためにも、リハーサルは重要です。

とはいえ、ただ本番と同じことをやっていたのでは、せっかくのリハーサルが時間の無駄になってしまいます。どんなポイントに注目してチェックするのか、効果的な時間の使い方、各担当者にチェックしてもらう段取り作り、などは経験がないとうまく進められません。
ここは多少の費用をかけてでもプロに依頼すると、費用対効果が高いポイントだと思います。

5.本番を迎える

ついに本番です。
これまで通常業務の合間を縫って準備にかけてきた大変な日々を思い起こし、絶対に成功させるという想いを各メンバーが持つことが重要です。

忘年会終了後に、参加者がどんな感情で会場を去り、新年を迎えるための冬休みに入っていくのかを想像しましょう。
忘年会の主題としてきたテーマをいかに遂行し、表現し、参加者に伝えることができるのかに注力しましょう。

また、自分たちがいかに楽しめているのかも大事なポイントですね。
ここまできたら、ミスはOK! ミスすらも楽しめるマインドになっていければ、おのずと参加者も楽しめていることでしょう。

今年を締めくくるパーティですから、全員で楽しんでいきましょう!

6.本番終了後にやること

見出しは本番を迎えるまでとなっていますが、本番終了後にも重要な任務が残っています。
忘年会が無事終了したら、プロジェクトメンバー全員集めて、写真撮影をしましょう。
おそらくですが、若手のメンバーが多いことでしょうから、一番の記念に残るところです。
そして、社内報などでの全社員に裏方メンバー全員の頑張りをアピールしてあげましょう。

忘年会の幹事や一緒に頑張ってくれたプロジェクトメンバーに光が当たらず、その頑張りに比べて評価されず、ともすれば上司に通常業務に支障をきたしていることを怒られる…。そんなつまらないことになっては誰も喜びません。

逆に参加したみんなが喜び、プロジェクトチームもみんなやりがいに満ちた顔をし、上司からもよく頑張ったねとねぎらいの言葉をかけられる。そんな状況になれば最高ではないでしょうか。

その結果、次は私もやってみたいと声があがるようになれば、これほど幹事冥利につきることはないかと思います。
そして、来年の忘年会が楽しみになるような会社の新しい文化ができてくれば、そこに向かって1年頑張るという素晴らしいモチベーションができますね!

そのためにも、終了後の社内での広報活動は手を抜いてはいけません。
裏方メンバーの活躍を紹介し、メンバーしか知らないような裏話を披露しましょう。

プロジェクトチームを作る方法

これまでステップに従って忘年会の準備で大事なポイントを説明してきました。
ここで大事なことは1つ。1人で抱えようとせず、仲間を集め、プロジェクトチームを結成しましょう。

とはいえ、そういったことに協力的でない空気の会社もあるかと思います。
そういったときは上司をうまく説得し、通常業務を減らしてもらうことを条件とするなど、うまく利用していきましょう。

また、忘年会プロジェクトチームオリジナルのTシャツを作って本番用のユニフォームにするなどすると、モチベーションも上がりますし、かなり特別感が増しますね。
(Tシャツ用の予算を確保しておくのも幹事さまの重要な役目です)
そういったことを利用し、まずは目の前の1人から、仲間にしていくことが大事です。

とにもかくにも、声をかけていきましょう。

そして、仲間が集まってからは、キックオフミーティングを開き、各担当者に目的、与件と、やるべきことを伝え、あとは節目のタイミングで「どう?進んでる?」と声かけしてくだけです。
あとはリハーサル、本番を迎えていきます。

また、幹事さまの役割として予算のところでも話しましたが、プロに頼むことを検討するのも大事なことかと思います。失敗しがちな落とし穴を事前に気づくことができたり、準備を進める上でも大きな助けになってくれることでしょう。
そして、大幅な工数の削減だけでなく、コストカットすらもできる場合があります。

まとめ 忘年会を素敵なイベントにしましょう!

忘年会とはなかなか特殊なイベントであることがおわかりいただけたでしょうか。

ややもすると、いろんな関係者に手間と迷惑をかけながら、退屈なイベントに終始してしまいがちな忘年会。参加者も、経営陣も、幹事さま自身も、時間と手間と予算を浪費するだけになっていまう場合もあります。
しかしながら、大切なポイントを抑えていけば、時間や手間や予算を節約しながら、想像以上に楽しいイベントにすることも可能です。
そうなれば当然、幹事さまの評価もうなぎのぼりです。

「今年も大変な1年だったけど、来年も頑張ろう!」と、参加者が活力に満ちて来年を迎えられたら嬉しいですよね!
「弊社の忘年会はめちゃくちゃ楽しいですよー」なんて、社員がクライアントに話すようになったら、とても素敵な会社だとは思いませんか?

そのためにやるべきことは、まずメンバーを募り、そして要所要所のポイントを抑えていくことです。

そして、予算の範囲内でプロに頼むというのも重要なポイントだと思います。
特に部分的な依頼はコストも抑えられ、よりよい効果を出すことができるでしょう。

特に弊社はこういった部分的なご依頼を受け、とてもご満足をいただき、「来年度はマックスさんに全部お願いします」と、ご依頼の拡大をいただくことがあります。

そういった「お試し」の意味でも、部分的なご依頼をしてみるというのはアリだと思います。

まずはお悩みや状況だけでもご連絡ください。

こんな方のお力になれます!

  • はじめての担当で何から手を付けていいのか分からない…
  • 恒例の優秀者の表彰式がいまひとつ活性化しない。
  • イベントのマンネリ化を払拭したい。