会社の活動の中でも、社員・役員が一丸となってモチベーションを高めあい、成果やビジョンの共有を行う場である社員総会。

実はこの社員総会というイベント自体も、プロのイベント企画会社に外注が可能です。

では社員総会を外注する際、見積もりに必要な情報とはどんなものがあるのでしょうか？ 今回は社員総会の外注時に必要な項目について考えてみたいと思います。

まずは全体の規模感を決める

社員総会ともなれば、普段は顔を合わせることが少ない支店・営業拠点のメンバーも一堂に会することになりますよね。どんな企業であっても、全社員が一つの場所に集中する機会というのは少ないもの。

まず、社員総会を実施するにあたって参加人数、希望予算など、全体の規模感が想定できるような情報を取りまとめましょう。参加する社員数、役員数、来賓の人数をできるだけ正確に把握することが大切です。

社員総会の企画を請け負うイベント企画会社は、おおよその人数や希望予算によって会場の選定などを行います。

社員総会の目的をはっきりさせる

社員総会の目的をできるだけ明確にすることで、外注されたイベント企画会社もより具体的なプランを提示しやすくなるでしょう。

目的は「慰労」「団結」「懇親」というような抽象的な表現ではなく、「全社員が来季の目標確認と今期の成果を共有することでモチベーションと業績をアップさせる」などターゲットをしっかりと絞って決めることが大切です。

つまり社員総会で何をして、どういう状態に会社を持っていきたいのかを決めておきましょう。これを決めるためには、社員総会を行う前の状態と、社員総会後の状態を思い浮かべると良いかもしれません。

現状で会社がどういう状態にあり、それをどこに持っていきたいのかというところから煮詰めていくことをおすすめします。

社員総会のメインコンテンツを決める

目的をはっきりさせたら、より具体的に社員総会のメインコンテンツを決めていきましょう。来季の目標設定なのか、今期の表彰なのかによっても内容は大きく変わり、社員総会の進行や台本制作に関係してきます。

仮に表彰を盛大に行う場合には、空間演出のための装飾費用や、トロフィーなどの備品費用が発生することも考えられますよね。

また、その中でパワーポイントや演出VTRを使った映像コンテンツが必要なのかも確認しておきたいところです。特に映像制作が入る場合は、見積価格がかなり変わる可能性が考えられますので、事前に伝えておくようにしましょう。