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展示会
2016/10/31

【展示会】主催者事務局との出展場所の調整に必要なもの

    展示会の成果を左右する大きな要因のひとつが「ブースの位置」。
    開催日の一年前から予約が始まると、出展企業同士の熾烈な場所取り合戦が繰り広げられます。

    今回は、より良い場所にブースを設営するために主催者事務局から集客条件の良い区画を割り当ててもらうためのポイントをご紹介します。

     

     

    1.とにかく「良い場所が欲しい!」というアピール

    とにかく「良い場所が欲しい!」というアピール

    主催者事務局の担当者と会うたび、展示会に出展するたびに、「良い場所が欲しい!」と言い続けることが大切です。

    少々泥臭い方法ではありますが、非常にシンプルな方法で事務局担当者の記憶にも残りやすいため、急なキャンセルで空きが出た際に他社に先がけて連絡をもらえる可能性が高いのです。

     

     

    2.マーケ担当者がその場で即決できる権限

    マーケ担当者がその場で即決できる権限

    もし事務局から出展場所に空きが出たから移らないかと連絡をもらった際、 「稟議書の決済が出るまでに一週間かかるから待ってください…!」 なんてモタモタしていては、せっかく空きが出た好条件の区画をほかの企業に取られてしまいます。

    ここは、展示会に関する権限を担当者に持たせ、スピーディに発注書を発行できる体制を整えておきしましょう。

    展示会ブースのコマ割りは、開催直前まで変更が多いもの。
    事務局側としては、空きが出たらすぐにでも埋めてしまいたいため、即決してくれる企業に優先的に案内します。

     

     

    3.事務局担当者とのコネクション

    事務局担当者とのコネクション

    事務局の担当者とは長く付き合っていくことが大切です。
    理由は、今はまだその人が役職についていないとしても、ゆくゆくは昇格し大きな権限を持つようになる可能性があるからです。

    将来的に集客条件の良い区画を優先的に紹介してもらえるようになることを考え、付き合いを大切にしていきましょう。

    もしも、初めて出展するケースなどで事務局とのコネクションがまったくないという場合は、イベント企画会社に出展場所の確保を代行してもらう方法もあります。専門業者ならではの長い付き合いから、良い区画を取ってもらえる可能性が高いです。

    良い場所が取れたら、あとは営業あるのみ!ですよ。

     

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