リアルとオンラインの良いとこどりのイベントの作り方

こんにちは。
気温も上がり、暖かい空気が流れ、すっかり春めいてまいりました。
インナーイベントの開催も増えてくると思います。

オンラインイベントを考えている方も多いと思いますので、オンラインイベントとリアルイベントのの良いとこどりな作り方をお話していきたいと思います。

そもそもオンラインイベントとは

コロナ禍で、オンラインでのイベント開催もかなり増えましたね。
イベントは、大きく３種類に分けることができます。

• オンライン型
• リアル（オフライン）型
• ハイブリッド型

オンライン、リアルはわかると思いますが、3つ目の「ハイブリッド型」の配信方法を採用する企業も増えています。

ハイブリッド型配信とは、リアルとオンラインを組み合わせることです。
両方のデメリットを最小限に抑えながら、それぞれのメリットを増幅させ、シナジーを生む配信方法です。

そして、このハイブリッド型配信は、この先コロナが収束しても残るだろうおすすめのイベント方法なのですが、なかなかイメージが湧かない方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、リアルとオンラインの良いとこどりをしたハイブリッド型イベントの事例を紹介しながら、オンラインイベントの作り方について話していきます。

オンラインだけど、「リアルを感じる」イベントを

マックスプロデュースは、コロナ禍で世間がリアルイベントを自粛しはじめた昨年春、さっそくオンライン、とりわけハイブリッド型のイベントを制作させていただいております。
他社よりもかなり早い時期から舵を切ったこともあり、その分だけ、実績も多く積み上げております。

そのため成功事例や気をつけるべきポイントなど、知見の豊富なプロデューサーが複数所属しております。

今回はその中でも特に印象深かった2つの事例をご紹介します。

S社事例：攻めの姿勢でハイブリッド型配信の先駆けに

1つ目はS社の事例です。
こちらの会社は、昨年当初はコロナ禍の影響で売上が落ち込んだものの、すぐにぶり返し、最終的には1.3倍の業績を果たしています。

その秘訣は、社員です。社員がとても重要であるとし、強い社員をティーアップするために、社員総会を非常に重要視しています。

S社は、昨年夏、早々にオンラインでのイベント開催に切り替えました。
社内のカフェラウンジに特設ステージを設置して表彰式を開催しました。
表彰されることなど何も知らされていない受賞者が執務室で参加しているなか、ステージでは受賞者が発表され、そのまま別の階にいる受賞者にライブカメラを持って突撃するという本物のサプライズ演出！

受賞者はまさか自分が選ばれるとは思ってもいないため、驚きと緊張感でいっぱいの表情を浮かべながらステージに立ち、直接賞を渡されて称賛の拍手を送られるという演出で、密になることを避けながらも今までにない試みができました。

言葉が出なくても溢れだす涙に今までの苦労や喜びが詰まっていました。その後もS社はこのハイブリッド型イベントを続け、他社でも続々と採用されています。

B社事例：新しい試みで過去最高のイベントに

次に、B社を紹介します。
こちらは6年前に最初のご依頼をいただいてから、タッグを組んで実に7回目となります。毎年1月に、新年会を兼ねた経営方針発表会を実施し、今年も開催しました。
これまで、リアルで行われていましたが、今回のコロナの感染拡大によって、オンラインで開催。それぞれの事務所や自宅のパソコンから900人が集まる形になりました。
毎年恒例の企画はかなり「リアル」でないとできないと思われてきましたが、知恵と工夫で乗り越えていきました。

リアリティとサプライズを最大に演出するべく、ZoomとGoogle Meetという2つのプラットフォームを併用するという提案をさせていただきました。
基本的にはZoomで進行。参加者はZoomを見ることになります。
また、表彰における各賞のノミニー（ノミネート者）は、あらかじめ別に用意したMeetの部屋に集められていて、待機します。

受賞者が発表された瞬間から、受賞理由が読み上げられる間に、受賞者を裏で準備をし、Zoomに移動してピン留め。こうすることによって、スムーズな流れができます。
そして受賞スピーチの瞬間には受賞者が全画面に映し出されるよう進行しました。
ここまでが一連の流れで進むため、参加者は自然な流れで違和感を全く感じずに見ることができ、一方で表彰のサプライズも忘れずに実行することができました。

スピーチを終えたときには、受賞者をこれまで支えてきた上司や仲間たちも同じ場所にピン留めし、エピソードを話すように段取り。
こうすることで、受賞者を中心にみんながひとつに収まる画をつくって話してもらう演出をしました。

このようなやり方は複雑でややこしいですが、上手く段取りを組むことで実行できます。

オンラインのイベントですので、あくまでも賞を渡す進行は画面上で行なわれます。しかし、受賞者のリアルな表情や、喜びの声は画面を通してもひしひしと伝わり、爆発します。
そして、この仲間たちと頑張ってきてこれからも頑張っていくというような、帰属意識や一体感が生まれたのは、綿密な準備とスムーズな進行があったからこそだと思います。

「このやり方、いいな！」

B社の社長が、イベント終了後に声をかけてきました。
「このやり方、いいな！」
「スピーチしていて、自分も興奮した！」
と、おっしゃってくださったのです。

事後アンケートの結果も、社員の満足度が98％にのぼり、大成功を収めました。
全国規模の会社ではありますが、受賞者ひとりひとりに光を当て、称えることができました。
社長の思いが全社員にしっかり伝えることができました。

「予算も意外に少なくすることができた」
とのお声もいただき、非常に満足していただけるイベントになりました。

「マルチベニュー型」のご提案

また、「マルチベニュー型」という方法もあります。

全国から東京に集まるのではなく、各地方の会場として全国何か所かに分けて集まり、しっかりとディスタンスをとりながら、会場と会場をつないで進行するという方法です。
各自の地元の代表的な場所に集まるため、熱量が爆発する仕掛けをたくさん行うことができます。

また、配信技術の進歩により遅延を感じさせないため、離れていても距離を感じさせずに、各会場とつながることができます。
そのため、この方法も今後ますますニーズが増加し、コロナ禍が収まっても実施されていくと考えています。

進化し続けるオンラインイベント

いよいよ春到来ということで、外出したい気持ちや人と会いたい気持ちがますます強くなっていく一方、まだまだ油断できない状況が続いています。
そんな状況の中で、ハイブリッド型イベントはこれからのイベント方法のスタンダードになると考えています。

リアルだからこそ出せる臨場感と、オンラインだからこそ叶えられるバリエーション豊かな演出が組み合わさったとき、一生忘れられないような、心に刻まれるイベントが生まれるのです。

通信環境の向上や、配信ツール・機能の追加など、オンライン配信の技術は日々進化しています。
組織内のコミュニケーションが不足している中で、新年度に向け社会全体も新しいスタートをきろうとする気運が盛り上がっている今、オンライン配信イベントで社員のモチベーションを上げ、エンゲージメントを高めていきましょう！

次回は代表とイベントプロデューサーの対談内容をお届けしようと思います。乞うご期待です！