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社員総会
2020/05/18

「社員総会」とは? ~おすすめコンテンツをご紹介~

こんにちは。
マックスプロデュースのプロデューサーブログです。
みなさんの会社では、「社員総会」でどのようなプログラムを実施していますか?

当社は、「社員総会」などのイベントをプロデュースするイベント制作会社です。
社員総会をはじめとしたイベント制作のお問い合わせをたくさんいただきますが、お問い合わせいただく中には、「社員総会でどのようなプログラムを行うべきか分からないので教えて欲しい」という質問も多くあります。

そこで今回は、改めて「社員総会とは何なのか」そして「どのようなコンテンツを実施すべきなのか」について考えてみたいと思います。

■「社員総会」とは?

まずは、そもそも「社員総会」とは何なのでしょうか?
「社員総会」とは、「年に1回もしくは2回、全社員を招集して会社の方針やビジョン、戦略を共有する場」です。

開催時期も企業によって異なります。下期の始まる10月頃に開催する企業が多いようですが、新年度の4月や、1年の締めの年末に開催したりする企業もあれば、会社の創立記念日付近に行う企業もあり、それぞれの企業が独自の視点で開催時期を決めています。

どの企業も、「社員総会」実施の一番の目的は「会社の方針やビジョン、戦略を全社員に説明すること」としていますが、経営者からの説明以外にどのようなプログラムを実施しているのでしょうか?

社員総会の一番の目的は会社の方針やビジョン、戦略を全社員に説明すること

一般的に大きく分類すると、以下のようなカテゴリーのコンテンツが実施されています。

●コミュニケーション

全社員が集まる場なので、他部署や他拠点の社員との交流を深める場を作ります。

●社員表彰

努力した社員や成果をあげた社員に対して表彰を行います。

●社員へのねぎらい

総会終了後の食事などを通じて、社員に対して普段の働きをねぎらう場を作ります。

■誰に何を伝えるか「コンセプト」が大切

上記のように、「会社の方針やビジョン、戦略についての説明」は、各社共通しているものの、それ以外のプログラムに関しては、社風が現れます。

当社も、イベント制作会社として数々の「社員総会」をプロデュースしてきましたが、その演出手法は企業ごとに全く異なります。

例えば「コミュニケーション」で、「他部門との社員交流を活性化したい」と考えた場合も、ゲーム形式でエンターテインメント式に全員が楽しみながら実施する企業もあれば、部署ごとにプレゼンをさせるような企業もあります。

また「社員表彰」に関しても、「表彰する」という行為は同じでも、演出の手法は企業文化によって異なります。

社員総会や社員表彰において受賞は1人の力ではなく、部署・チーム全体の力

「社員表彰」を年間の最大のイベントと位置付け、「社員総会」の何カ月も前から表彰者を予想するようなティザー告知を社内で行い、まるでアカデミー賞の発表のような豪華な演出で受賞者スピーチを届ける企業もありますし、「感動で空間をいっぱいにしたい」ということで、受賞者のお子さんに事前にインタビュー動画を撮影し、受賞者発表で上映するような演出をする企業もあります。その他、「受賞は1人の力ではなく、部署・チーム全体の力である」という意図から、上司や同僚による「受賞者がどんな努力をしてきたか」という取材動画を上映する企業もあります。

各社それぞれに、社風に応じた演出で社員のモチベーションを向上させているのです。

この時の演出の軸になるのが「コンセプト」です。
「今回の社員総会では何を伝えたいのか」ここを明確にしていると、参加している社員全員にもそのメッセージがきちんと届き、「社員総会」実施後の社員の生活に変化が生まれるのです。

私たちはよく、こんな表現をします。
「社員総会や表彰は『非日常』の晴れ舞台です。しかし総会終了後は『日常』のいわゆるハレではなくケの日が続きます。このケの日をどのように過ごすかの指針を示すのが社員総会なのです」と。

その意味で、毎回の「社員総会」のコンセプトは重要であり、毎年同じでは参加する社員も飽きてしまいます。

「社員総会」担当者のみなさんには、コンセプトを明確にしていただき、総会後の日常をどのように社員のみなさんに過ごして欲しいのか、その指針を示していただければと思います。

■「社員総会」おすすめコンテンツ例

では、具体的にどのようなコンテンツが「社員総会」で行われているのでしょうか?
当社のプロデュース事例の中から、お客様に高評価をいただいた例をご紹介します。

【コミュニケーション】

全社の社員が一堂に会して、他部署・他拠点の社員との交流を深めます。
その際に、「きっかけ」を作ることが、総会担当者の重要なポイントです。
いかに接点のない社員同士で会話を活性化させるか、そんな視点で企画提案してきた事例が次に紹介するコンテンツです。

●オールスタークイズ/格付けクイズ

テレビ番組で放送されている「オールスタークイズ」や「格付けチェック」やその他さまざまなコンテンツを、その企業版に置き換えて実施します。普段テレビで見ている進行を自社に置き換えることで、社員も楽しみながら参加できます。わかりやすいためかなり盛り上がります。また他部署・他拠点で接点のない社員が同じチームになることで、話すきっかけを作ることもできます。

社員総会のゲームは、楽しみながら参加し、盛り上がるゲームで、他部署・他拠点で接点のない社員にコミュニケーションが生まれる

●新入社員プレゼンバトル

社員総会では、その年の新入社員の紹介があることもあると思います。ただ新入社員を紹介するのではなく、先輩社員にプレゼンします。
プレゼンに対して賞を用意し、ゲーム感覚で楽しみます。プレゼン手法は自由。動画を活用したり、武勇伝を友達に語ってもらったりと、チームごとに工夫を凝らしてプレゼンしてもらいます。こうすることで、同じ部署の先輩は新入社員の人物像をよりリアルに知ることができますし、また違うの部署の社員も新入社員の特徴をよく知ることができるのです。

【社員表彰】

社員表彰とは、会社が、努力した社員や成果をあげた社員に対して表彰を行うことです。
しかし、ただ単に受賞者に対して、賞状や賞品を授与するだけでは、「社員表彰」が受賞者だけのもので終わってしまいますよね。せっかく全社一堂に会した「社員総会」なのですから、参加した全社員が「次は自分が受賞したい」もしくは「次は自分の部署から受賞者を出したい」と心から思えるような演出を行うことで、総会後の日常の業務風景に変化が生まれていきます。

●サプライズ動画

イベントでサプライズは効果的な演出手法です。
受賞者のお子さんや家族、また同じチームの仲間などに事前に取材をしておき、受賞者発表の際に、受賞者の名前を発表する前に、この動画を流します。
特にお子さんがいらっしゃる受賞者の方は、お子さんからの受賞メッセージで「自分の親を誇りに思う」などの一言で涙腺が崩壊。ステージに上がる際には受賞者も社員からも、会場中に感動が充満します。

このような演出を行い、それを見た上長が「次は自分の部署のメンバーを、あの場に立たせてあげたい」と考えることも多いようで、社員総会後には、部署・チーム全体が協力しながら業務にあたっていくという結束力が生まれていきます。

【社員へのねぎらい】

社員総会では、ホテルを会場にし、ケータリングなどを活用する企業が多いと思います。
しかし、ホテルでのケータリングは3年も続くと、参加する社員は飽きてしまいます。
せっかくコストをかけても、社員に喜ばれなければ「ねぎらい」効果は薄れてしまいます。
どのような対応策があるのでしょうか?

●ご当地食材ケータリング

同じケータリングでも、通常のビュッフェでは食べられない「ご当地食材」を活用してみてはいかがでしょうか?

例えば「今年は北海道物産」など、エリアを指定して食を提供します。
会場はまるで無料の「北海道物産展」。

社員総会の会場がまるで「北海道物産展」に

旬のご当地の食材やお酒などが味わえますし、そのエリア出身の社員や、そのエリアの拠点(支社)の方が解説することで、コミュニケーションは活性化します。

さらに、その料理やドリンクを、上長クラスが積極的にふるまうと、必然的に上司と部下の会話が生まれます。仕事の話ではなく、美味しい食材の話題ですから、話のきっかけはいくらでも生まれます。

ちなみに、社内でこのような「ご当地ケータリング」を実施するとなると、その準備もコストも大変かと思います。

当社は、このような企画の実績がありますので、ご自身でされるより低コストでかつお客様のお手間をかけずに、このような企画を準備することができます。

■貴社の社員総会を無料でアドバイス

当社では、このような視点からも「社員総会」の企画提案やアドバイスなどを無料で行なっています。「社員総会」は企業ごとの企業文化の違いで、演出方法が異なりますし、自社の中だけで企画運営をしていると、どのような企画があるのか、どのような演出が社員のモチベーションを向上させるのかなどの発想が難しいものだと思います。

そんな時に、当社の「無料相談」をご利用ください。

ご相談いただきました企業様へは、社内の様子やこれまでの社員総会の状況などをじっくりヒアリングさせていただき、最初のアドバイスに関しては無料で行っています。

ぜひお気軽にご相談いただければと思います。

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