「社員総会」担当になったら、やるべきこと
こんにちは。 マックスプロデュースのプロデューサーブログです。 当社は、クライアント企業の「社員総会」などの社内イベントの企画・運営を行っているイベント会社です。
新しいお客様のところへ商談でおうかがいしますと、「初めて「社員総会」の担当になったので、何から始めていいか分からないのです。教えてください！」というお話をいただくことがあります。
会社によっては、きちんとマニュアルができていて、前担当者らの作ってくれた資料を確認しながら準備を進めていくことができるようなケースもあるかと思いますが、やはりそういうところは少ないようで、以前の担当者が知識を保有してしまっていて共有ができていないようなケースの会社さんも多いようです。
今回は、初めて「社員総会」担当になった担当者がやるべきタスクについて解説します。
■ざっくり準備に半年かかる
初めて「社員総会」担当になっても、何から始めればいいか分からない。でも、「総会の開催日だけは決まっている」という場合、準備が間に合うかどうかのスケジュール感覚も分からないと思います。
まず「社員総会」担当になられたら、企画から本番当日まで「約6か月」かかるというイメージを持ってください。実際2,3ヶ月ほどでキックオフから本番まで行うこともありますが、より効果的なものを実施するためには6ヶ月前から準備をかけたほうがよいでしょう。今回は6ヶ月という期間でご紹介していきます。
大枠のタスクは、以下のようになります。時系列順に紹介していきますね。
【６か月前：企画と予算】
まずは「会社の課題は何か」。そこから始まります。
この課題について、「それを解決できるような社員総会にしたい」というお話を共有されていることと思われますが、そうでない場合もあるかと思います。なあなあで準備が始まってしまうと非常に問題です。もし共有されていない場合は、経営陣などからしっかりとヒアリングをしましょう。
そして、会社のいまの課題と、それを解決する方向を決めたあとは、それを元にコンセプトを決めていきます。
長期的、短期的に見て、今回の社員総会がどんな位置づけになって、クサビを打つことができるのか、考えてみましょう。
ここまで決まってから、次に「社員総会で何をやるか」を決めていきます。
どのような演目をどのような雰囲気でやりたいかによって、会場選びも変わります。硬い雰囲気の会場がいいのか、コンパクトにまとまれる会場がいいのか、少し派手な演出ができる照明セットがある会場がいいのかなどなど、会場を選んでいきましょう。
例えば、「今期の目標を発表し、今後進むべき道筋を明確に伝えたい」ことを優先するという場合には、そのメッセージを伝えることを中心に据え、シンプルなホテルなどの会場が適切です。「社内のコミュニケーションを活性化させたい」という狙いであれば、参加した社員たちが盛り上がれるように非日常を演出できる照明設備を活かしたクラブなどの会場が盛り上がります。また、「心に迫る感動的な社内表彰を行いたい」という場合も、照明やBGMなどが重要な演出となりますので、照明・音響設備がしっかりしている会場を選びたいところです。
ホテル一択と考えておられる方もいらっしゃるかもしれませんが、特徴のある会場もたくさんあります。人数規模や立地だけでなく、会社の課題が何で、そのためにどんなコンセプトと狙いを持って開催していくのかによって、会場の選び方が変わってくるのです。
社内の関係者にヒアリングを行い、課題は何で、何を目的とし、どんなメッセージを社員に伝えたいのかを決めてください。
そしてイベントプロデュースを委託するイベント会社を決めましょう。
もちろん社内の担当者だけで企画運営されている企業もありますが、初めて担当されるイベントで何をすべきか分からない状態でしたら、イベント会社を頼ってください。
どのような内容の「社員総会」をやりたいのか、そのイメージとご予算をうかがえば、適切なプランを提案させていただき、当日までのタスク管理・スケジュール管理をすべて担当させていただきます。
そしてイベント会社は普段多くの会社とお付き合いしておりますから、会社の課題とそれを解決するコンセプトについても、一緒に考え、見出すお手伝いをさせていただきます。
また予算もこの時期に決まっていると、できること/できないことの判断ができるようになってきますので、早めに予算を確認することをおすすめします。
【５か月前：コンテンツを決める】
イベント会社が具体的に動くためには、社内で「社員総会予算」を決裁していただく必要があります。そのために、「社員総会」で展開するコンテンツを決めていきます。
経営方針やビジョンなどの発表に加えて、社員参加型のコンテンツを実施する企業も多く、大きく分類すると、社員参加型のコンテンツは下記３つに分類されます。
●コミュニケーション
社員参加型のゲーム的なコンテンツを実施して、社員のコミュニケーションを強化するなどのコンテンツ例があります。
●社員表彰
努力した社員や成果をあげた社員、素晴らしいパフォーマンスを発揮したチーム、頑張った新入社員などに対して、会社が表彰を行います。
●懇親会
総会の第２部として、飲食やさまざまな楽しい企画などを通じて、会社側から社員に対して普段の働きをねぎらう場です。
【４か月前：演出の方向性を決める】
コンセプトが決まるとイベント会社は、具体的にどんな演出で、参加されている社員のみなさんに、どんな気持ちで「社員総会」に臨んでいただくかを考え始めます。
感動的な演出で社員表彰を行ったり、社員全員参加型でゲーム形式のプログラムを行ったり、場合によっては芸能人などの有名人をゲストにお迎えする場合などもあります。
できれば、これくらいの段階までに会場を決定し予約しておくことをおすすめします。
【３か月前：進行台本＆会場セッティング】
演出の方向性が決まったら、進行台本を作成するとともに、会場でステージをどのように組むか、照明や音響をどのようにセッティングするかなどの具体的な会場セッティングの話がはじまります。
最終的にはイベント会社と実際の会場を下見して決めることになりますが、社内である程度イメージがある場合は、ラフで結構ですのでイメージされた配置図を書き起こしておいていただけますと早く進められます。
【２か月前：マニュアル・ToDoリストに着手】
開催2か月前ともなってきますと、かなりあわただしくなってきます。
進行台本をもとにマニュアルが作られ、当日の動きが明確になってきます。
すると、「社員総会」のご担当者様には、社内の登壇者や各種演出で必要なものの手配など、社内で対応しなければならないタスクを整理した「ToDoリスト」が必要となってきます。ここで漏れがあると、本番当日のミスにつながりますから、イベント会社と一緒に当日の段取りを頭でイメージしながら、台本とToDoリストをチェックしていきましょう。
【１か月前：抜け漏れがないか最終チェック】
1か月前ともなると、もう全体像は出来上がっているので、実際の台本をもとにリハーサルし、最終チェックを行っていく段階です。そのため、ToDoリストで書き出したやるべきことが終了しているか最終確認することが大切です。
社員表彰するときのBGMは準備できているか、表彰で渡す賞状や賞品は手配できているか、登壇者はどのタイミングでステージ脇に来ていただき、誰が連れてくるのかなど、細かなチェック項目が大量にあります。そのひとつひとつを確認して行きましょう。
そのように準備して、本番当日を迎えます。
■映像コンテンツは3か月前には準備
当社でよくいただくお問い合わせに「イベント用の映像コンテンツの制作を依頼したい」というのがあります。「映像コンテンツだけ」を受注することもあります。
映像コンテンツの制作は、意外と期間がかかるのです。すでに映像素材があり編集ができる場合ですと比較的短時間で制作できますが、撮影が必要なコンテンツの場合は、その映像作成用に絵コンテや台本が必要となりますし、収録後の編集や、お客様の確認後の微調整なども考えると、本番3か月前には発注していただきたいと考えています。
■社員が喜ぶ「社員総会」を
「社員総会」を企画する会議をするとき、そもそも社員総会とは「会社の現在地を確認し、ここからどのように進むのかを示す場」ですので、ともすれば社員総会は経営側主導のイベントになりがちです。
もちろんそれは正しいです。それは重要なことですし、それを伝えるために全社員を集めて開催するものです。
ただ、この方向性が強すぎると、イベントの空気が重くなる場合があります。
「社員総会」で伝えるべき内容は非常に重要で、参加した社員にきちんと伝わる必要があります。そのためにも「社員総会」は、社員が心軽く喜べるものにしていただきたいと思います。
社員表彰なども喜ばれますし、イベント終了後の飲食も、社員のみなさんにとっては重要なコミュニケーションの場になります。いつもの同じ部署の人だけでなく、他部署も含めた全社員が集まる場ですので、普段接点のない部門の方とも話をするきっかけを作るのも、会を盛り上げるうえで効果的な演出となります。
当社が行ったアンケートでは、社員が「社員総会」に期待することのNo.1が「飲食」でした。詳しくはこちら。
「社員総会担当」になられたみなさんは、ぜひとも社員から「今日の総会よかったよ」と言っていただけるような会にしていただきたいと思います。
■貴社の社員総会を無料でアドバイス
当社では、このような視点からも「社員総会」の企画提案やアドバイスなどを無料で行なっています。「社員総会」は企業ごとの企業文化の違いで、演出方法が異なりますし、自社の中だけで企画運営をしていると、どのような企画があるのか、どのような演出が社員のモチベーションを向上させるのかなどの発想が難しいものだと思います。
そんな時に、当社の「無料相談」をご利用ください。
ご相談いただきました企業様へは、社内の様子やこれまでの社員総会の状況などをじっくりヒアリングさせていただき、最初のアドバイスに関しては無料で行っています。
ぜひお気軽にご相談いただければと思います。
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