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社員総会
2017/05/29

社員総会で目的を全社共有するには?経営者が心がける点をアンケートから分析

マックスブログ

会社には、会議や勉強会などさまざまなイベントがありますが、それぞれに異なった目的が含まれていますたとえば、社員同士の意識をすり合わせてモチベーションアップに繋げる目的です。普段は忙しくてコミュニケーションが不足している会社ほど、イベントを通した交流は目標共有のために重要となります。

離職率を低下させることもイベントの目的としては大切でしょう。イベントを通して自社愛を深めることができれば、困難な状況下でも現在の職場で頑張っていこうと社員に思ってもらうことができます。

また、他部署との交流を通して社内の組織フローを理解し、円滑な業務に導く目的もあります。イベントの目的をひとつに絞ることは困難ですが、共通点としては「ビジョンの共有に役立てること」と「経営状況に合わせて経営者が組織全体をコントロールするよう導くこと」が挙げられます。

そして、これらの目的達成のためには、全社から社員が集まって行われる社員総会は、経営者が特に注力して成功させたいイベントです。経営者と社員が同じ方向に歩みを進めなければ、社員総会は実りの少ない結果に終わってしまいます。

そこで、「社員総会に期待するポイント」を調べるべく、会社員100人を対象にアンケートを取り、結果をまとめてみました。

社員総会を開催する適切な頻度とは

社員総会は、開催数が多ければ多いほど効果を発揮するタイプのイベントではなく、会社の状況に合わせた適度な回数があるといえるでしょう。

そこで、世間の企業ではどれくらいの頻度で社員総会が行われているのかを調べてみました。

【質問】あなたの会社では社員総会は定期的に開催されていますか?

あなたの会社では社員総会は定期的に開催されていますか?

回答ごとのコメントは以下の通りです。

【開催していない】

役員会議のみで、社員総会は聞いたことがありません。現在は、社員人数が少ないためだと思います。(30代/女性/正社員)

【年に1回開催される】

年に一回あり、士気を高める為に行われています。事実モチベーションが上がります。(30代/男性/正社員)

【年に2回開催される】

半期ごとに一回開催されている。そこで、半期ごとの事業状況が展開される。(30代/男性/正社員)

【年に3回以上】

四半期に一度、会社の業績報告と懇親会を兼ねて、定期的に開催されている。(30代/男性/正社員)

意外にも、社内総会が開催されていないとの回答が半数近くにも上りました。
しかし、社員数が少ない企業では日常的に情報共有がしやすい環境にありつつも、
社員総会自体が不要と感じているわけではないようです。

開催している企業でも、一期に一度、半期に一度など、開催頻度が異なっていることがわかります。

社員総会では会社の方向性を実感させられる

社員総会を開催するなら、社員にポジティブな影響を与えたいところです。
社員の思いを汲んだうえで企画すると、社員総会はより充実した内容になるでしょう。

そこで、第2問では社員総会後に社員が抱いた思いについて調べました。

【質問】社員総会に出席して実感したことはなんですか?

社員総会に出席して実感したことはなんですか?

回答ごとのコメントは以下の通りです。

1位の結果について【会社の方向性が理解でき、自分のとるべき行動が理解出来た】

普段、自分が担当する仕事の意義がわからなかったが、会社の方針を知ることで、やる気が出た。(40代/男性/正社員)
会社全体の方針が示されるので、自分がどうしていけばいいかわかるようになる。(30代/男性/正社員)
他の部署の人と交流ができ、部署は違っても会社として同じ方向に向かって成長していることを実感できた。(30代/男性/正社員)

2位の結果について【普段接点が薄い部署の動きが理解出来て良かった】

それぞれがどういったことに力を入れて仕事をしているのかを知ることで、こちらからどう働きかけを行えばいいのかが見えてくるから。(20代/男性/正社員)
他部署を知ることで自分の業務が俯瞰的に見ることが多少なりともできるようになった。(30代/男性/正社員)
接点の薄い部署と関わる機会も増え、新しい視野ができたと思うため。(30代/女性/正社員)

3位以下の結果について【やる気、成長意欲が沸いた】

会社の方向性が理解でき、自分にも出来る、貢献しようという意識が芽生えたので。(20代/男性/正社員)

【良い会社に勤めていると思えた】

接点がほとんどない部署とは、情報がないためかお互いの仕事内容を全く知らなかった。しかし総会で具体的業務内容を聞き、自分の知らないところで支えてくれていたことが判明した時、改めて素晴らしい会社だなと実感しました。(30代/女性/正社員)

【自分も表彰されたいと感じた】

それぞれ社員の努力や成果によって表彰を受ける事はやる気があがります。(40代/男性/正社員)

【表彰されてさらに上を目指そうと感じた】

表彰されたことによって、日ごろの頑張りが報われた気持ちになったから。(20代/男性/正社員)

【努力が報われたと感じた】

日々、仕事をこなしていく中で自身の仕事が評価されていないと感じていた。それゆえに社員総会で議題になったとき、間違っていなかったと実感できた。(30代/男性/正社員)

社員総会の実感としては、経営陣と社員との目的が共有できたという意見が一番多く寄せられました。いつもの現場では目先の仕事に追われて経営理念を忘れがちになるだけに、社員総会は気持ちをリセットできる場として機能するのでしょう。

また、経営者だけでなく他部門とのすり合わせができるイベントだともいえます。
少数意見からは、表彰や議題を通して、社員が会社に貢献できている実感を抱けることがわかりました。

「なんとなく」出勤する毎日にならないよう、ひとりひとりが貴重な戦力だと伝えられるのが社員総会のメリットのひとつなのです。

総会後のイベントも社員は楽しみにしている

社員総会の中心は、全社員が実績を報告しあう会議と会社からの業績報告ですが、
付随してそれ以外にもさまざまなプログラムが設けられることがあります。

社員総会の「目玉」を社員に聞いてみました。

【質問】社員総会で楽しみにしていることは何ですか?

社員総会で楽しみにしていることは何ですか?

回答ごとのコメントは以下の通りです。

1位の結果について【食事・ドリンク】

社員総会ではいつも美味しい食事とお酒が出るので楽しみにしている。仕事関係でお酒を飲める場は他にないので嬉しい。(20代/女性/正社員)
ホテルでするので普段食べれない美味しいごはんが食べる事ができるから。(30代/女性/正社員)
いつも豪華なお弁当が用意されているので、それがいつも楽しみです。(30代/女性/正社員)

2位の結果について【社員交流】

普段は、自分の部署の人や関連する部署の人しか関わる機会がないので、総会で、社会のたくさんの人たちを知って意見交換できるのは、公私ともに刺激を受ける貴重な機会だから。(40代/女性/正社員)
同期が全国に散らばっているので、社員総会くらいでしか全員顔を会わせる機械がないので楽しみにしています。(40代/男性/正社員)
普段交流のない部署の人と会話し、情報を仕入れ、現場で役立たせることができるからです。違った視点からの情報は目から鱗なことが多く、自分の成長にもつながるため、積極的に会話に入ります。(30代/女性/正社員)

3位以下の結果について【会場】

普段いかないような高級なホテルの中に入ることができるので、楽しい。(30代/女性/正社員)

【舞台演出】

凝った演出等があると、見ていて楽しいのでいつも期待しています。(30代/男性/正社員)

【企画コンセプト】

部署によってコンセプトを変えて、演出を行なっているのがおもしろいから。(20代/女性/正社員)

【経営層からのプレゼン】

会社の方向性やどういったものを目指しているのかが理解でき、自分の仕事にも役立ちますし、正しいことを顧客にお伝えする事にも繋がっていくため。(20代/男性/正社員)

【表彰】

毎月表彰があるので、誰がどんな改善や成果を残したのかを見ると、こんな考え方もあるのかと、自分も頑張ろうと思えるから。(20代/女性/正社員)

「食事・ドリンク」「社員交流」など、社員の楽しみは社員総会後のプログラムに集中しました。
いくら重要度が高いとはいえ、フォーマルな会議だけでは社員総会は苦痛なイベントとなってしまいます。
娯楽性があるからこそ、社員は社員総会に積極的な協力を見せてくれるのでしょう。
特に、豪華な食事メニューは年間を通して社員のモチベーションにもなっているようですね。

「会場」や「舞台演出」を楽しみにしているという回答からは、
社員総会には非日常性を求められているということがわかります。
舞台や演出にこだわるからこそ社員総会は特別感のあるイベントになり、会社のポテンシャルを社員に伝えることができるのでしょう。
社員に誇りを持ってもらうためにも、演出の企画も大切な要素となります。

緩慢な段取りは社員の不信感を招く

社員総会で失望させてしまうと、社員から不信感を抱かれる原因にもなりえます。
社員が抱えている不満を経営者は察知し、素早く改善することが必要でしょう。

そこで、社員総会の改善点についても踏み込んで聞いてみました。

【質問】社員総会で改善すべきと思ったことはなんですか?

社員総会で改善すべきと思ったことはなんですか?

回答ごとのコメントは以下の通りです。

1位の結果について【会場】

※同率1位

社員数のわりに会場のキャパシティーが足りず参加希望者が全員参加出来なかった。(40代/男性/正社員)
自宅から会社に行って会社から会場まで更にバスで移動なので合計片道2時間かかります。(40代/男性/正社員)
社内の設備でやっているようでは業務感が抜けきらずいまいちだったため。(30代/男性/正社員)

1位の結果について【社員交流】

※同率1位

もう少し交流がゆっくりできるように、時間を多めに取ってほしいと思ったので。(30代/女性/正社員)
積極的な方と消極的な方で分かれてしまうので、会社の方から促して頂ければもっと良いものになるかとおもいました。(20代/男性/正社員)
全社員が参加できないのもわかるが、上の人間だけが盛り上げ、内輪で楽しんでいるように見えたから。(20代/女性/正社員)

3位以下の結果について【経営層からのプレゼン】

経営層からのプレゼンが非常に冗長で、会が間延びしてしまっていたから。(20代/男性/正社員)

【余興】

真面目なことを決定する会だと思っているので余興や余分なスピーチなど必要なく、淡々と進行してもらいたい。(20代/男性/正社員)

【事前告知】

業務のスケジュールを組んだ後に告知が来ることが多く、人員調整をする二度手間があった。(40代/女性/正社員)

【司会】

進行がしっかりしないことで総会自体がグダグダになり、内容が薄く感じることがあることや、時間通りに進まず最後の方が飛ばされることがあるから。(20代/男性/正社員)

【開催日時】

業務の繁忙期などを考慮できない上層部の都合に合わせての開催が多い。社員にアンケートをとるなどし、日程などから「参加型」にすることで「ともにつくる社員総会」の意識が高まるのではないかと思います。(30代/女性/正社員)

同率1位は、「会場」と「交流」でした。社員総会を特別なイベントにするためには、見慣れたオフィスで開催するよりも、相応しいキャパシティーを持った会場を用意する必要がありそうです。

また、会場へのアクセスや希薄な社員交流への不満からは、段取りの悪さが推察されます。
交流を期待して社員総会に出席している社員は少なくないことが別の質問では判明しており、経営者の方から交流を促すためのゲームなどを用意することも大切でしょう。

一方、3位以下にはスケジュール、進行への不満が並びました。
社員総会は休日を割いて開催することもあり、社員のストレスの原因にもなりえます。

些細な不備が社員の反感を買う可能性があり、経営者は徹底したシミュレーションを行って本番に挑むようにしましょう。

社員総会では「伝える」だけではなく社員の心に「響かせる」

組織が巨大化すればするほど、社員の思いも業務内容も複雑化し、目的を共有することが困難になっていきます。

全社を正しい方向に舵取りするために、社員総会は貴重なチャンスです。
社員が抱えたフラストレーションを解消し、社員一丸となって大きな結果へと突き進めるよう、
社員総会では経営者の思いを全社に伝えるようにしましょう。

ただ伝えるだけではなく社員の心の奥にまで響かせるように、社員総会では準備を徹底して特別感のある演出を取り入れることが大切でしょう。

こんな方のお力になれます!

  • はじめての担当で何から手を付けていいのか分からない…
  • 恒例の優秀者の表彰式がいまひとつ活性化しない。
  • イベントのマンネリ化を払拭したい。