まずは参加人数から会場を選定！

大体ですが１㎡で1.5人ぐらいの計算で、どれくらいのスペースが必要かを算出。
その後ネットなどで、それぐらいのスペースを確保できるホテルの宴会場やイベントスペースを探す。
会場内にステージを組んだり、展示スペースを設けたりすることもよくあるが、
その場合はもう少しスペースに余裕が欲しい。

次に会場の場所！

会社から歩いていける場所がいい。
全国から集まるから新幹線や空港からのアクセスがいい場所。
家族も参加するのでレジャー施設が近くにある場所がいい。
運動会も行うので体育館などが併設されている場所がいい。
などなど開催内容や目的等に見合った会場を選んでいく。

次に雰囲気！

女性社員が喜ぶようなおしゃれな場所がいい。
天井が低いと閉鎖感が出てしまうので、開放感あふれるリラックスした雰囲気の会場がいい。
シャンデリアなどは古っぽいので、LEDなどを駆使した照明設備の会場がいい。
音楽の臨場感が伝わってくるような会場がいい。
などなど、すこしこだわりを持って問合わせてみると、
よりグッと上がる社員総会につながること間違いなしです。

次に予算です！

当然、予算は付き物。
料理や設備などを含めてどれくらいの料金で借りられるか。
季節によっても料金設定は違うところもあるので、
あまりネットで公開されている金額だけを信用せず問合わせて見ることも大事。
また前日の設営日などは半額設定になったり、
宿泊も含めて依頼する場合などは会場費の割り引きがかなり上がるので、
宴会もある、宿泊もする、前日から借りる…
こんな場合は思い切って営業の方に値段交渉をすると、
グッと下げてくれる時もあります(笑)

そして仮押さえ！

通常は1週間～2週間の仮押さえが認められる。
いくつか仮押さえをして会場を見に行こう！
その場合に制作協力を依頼するイベント会社などに一緒に行ってもらうと、
より専門的な角度でチェックしてくれる。例えば搬入口や電源容量とか。。。
開催内容を出来るだけ細かく会場に伝えて見積もりをもらう。
下見で撮った写真と、会場の見積もり、
自分が感じた印象、営業さんの印象などを上司に報告し、
会場を最終決定していく！

人気会場は1年前から仮押さえが認められる所もあるので、
実際に行ってみて気に入った場合はすぐにでも来年の仮押さえを入れてしまうのも大事なポイント！
3か月前になっていい場所を探そうと思ってもどうしても見つからなくて、妥協して会場を決定する企業様も多いです。

中身の準備は3ヶ月で十分ですが
会場探しだけは半年や1年前からでも行っていくことが大事だと思います！

より意味のある、より感動的な社員総会を作る上で、
会場はとっても大事な要素です！少しでも参考になれば幸いです！