社員総会を開催したい…
そう思ったときに、最初に戸惑うのが会場探しと言われています。

弊社へのお問い合わせでも一番多いのが「イベント会場の選び方がわからない」「なんとなく決めてみたけど、効果的に使えない」という内容です。

ホテル、イベントホール、クラブ…　東京都内には何百というイベント会場がありますが、どの会場を選定すればいいのか、お悩みになってはいませんでしょうか？

また、会場の下見、いわゆるロケハンに行ったことがある方は、きっと感じていると思いますが、「せっかく会場を見ても、どこを見ればいいのかわからない」ということはないでしょうか。
もしくは、イベント本番を迎えた日に「あらかじめ下見でわかっていれば…」と悔やんだことはないでしょうか。

下見の予約は誰でもできますが、そこで見るべきポイントはさまざま。
ただ見るだけじゃないんです。
特にホテルを見られるタイミングは少ないので、1回の下見で、想定できるものは想定しながら、会場をしっかり見ていく必要があります。

そこで今日は、私たちイベント制作会社が会場を選んでご提案するときに、普段どういうポイントを大事にしているのか、
また、イベント制作会社がどんな役割を担うのか、について、
みなさんと「会場の下見をしながら」という設定で、
みなさんにいろいろなことをお伝えしていきたいと思います。

「ロケーション」を確認する

会場の印象を一番最初に決めるのは、駅からの距離です。

ですが、その前に、どのエリアで開催するか決めましょう。
会社の所在地によって、例えば六本木、渋谷、恵比寿のように、みんなが参加しやすい、行きたくなるような場所を選びます。

エリアが決まったら、駅からの距離がどのくらいなのかが大事です。
参加者が、最初に気持ちをプラスにするのか、マイナスにするのかを決める大きなポイントです。

ちょうどいいのは、長くても徒歩5分くらいの場所ですね。
駅改札から出て10分、15分もかかるような会場もたくさんあり、悪くない会場もたくさんあるのですが、ちょっとご紹介しづらいです。
実際、ご担当者様と一緒にロケハンに臨んだときにも、「結構歩きましたけど、まだ着かないんですね」みたいなご意見をいただいたりします。
これは、当日の参加者も疲れてしまい、肝心の社員総会の内容がどんなによくても、難しいですよね。

また、駅直結というようなホテルもありアクセスは抜群にいいですが、その分だけ値段が高くなります。

「宴会場」を確認する

次に、宴会場に入っていきます。

まず、ニーズに合ったサイズなのかどうか、内装や設備が新しいか古いかなどは、当然確認すると思います。
天井の高さは極めて重要なポイントです。
天井が高いと、普段あまり味わえないような非日常感を演出することができます。
社員総会や方針発表会など、会社の重要なメッセージをプレゼンする場で、天井の高さとそれを利用した演出によって、ゾクゾクするような雰囲気や空気感を作り出すことができれば、参加者の心にグッと迫るプレゼンテーションをすることができるでしょう。

次に、ありがちなのが、無意味に吊られているシャンデリアです。
シャンデリアがあるかないかによって、やれることが変わってきます。たとえば、スライドや映像を映し出すためのスクリーンのサイズに影響します。真ん中に大きなシャンデリアがあるような会場ですと、大きなスクリーンを使えなかったり、正面にスクリーンを設置することができなかったりと、会場レイアウトに制限がかかってしまいます。
できるだけ、注意したいポイントです。

同時に、音の反響の具合も確認していきます。
意外と見逃しがちですが、きちんと音を出して確認していきましょう。
また、絨毯の色味や、壁の感じなども確認しながら、本番当日をイメージしていきましょう。

また、参加人数と照らし合わせて、座席をどのように組むかを考えていきます。
組み方もいろいろありますので、この会場でこの人数であれば、余裕を持ってこういう組み方ができますといったお話をさせていただきます。

「その他の設備」を確認する

参加者の人数規模に合わせて、受付を設置する場合にその規模をどうするかなども検討しなければなりません。
クロークが大丈夫かどうかの確認や、トイレの確認も忘れずに行います。
これらを、本番の参加者の動線に合わせてイメージをしていきます。

本番当日の参加者の動線をイメージしたついでに、機材などの搬入口や、スタッフ、演者の控室の確認も行います。
有名タレントを呼ぶ場合は、裏動線がどうなっているかの確認も必要ですね。
こういった確認は、なかなか想定しにくいですが、会場を（特にホテルなどは）見れるタイミングは少ないので、この時点で想定できるものはすべて想定しておくことが大事です。

ここに、イベント制作会社と一緒にロケハンすることの大きな意味があります。

「料理」を確認する

社員総会といえば、最大の楽しみが「お料理」です。
花より団子という言葉もありますが、前半のプレゼンや、表彰式で味わった感動のあとに、美味しいお料理を食べることで、参加者の満足度が大きく向上します。

ロケハンでも、普段食べられないホテルのお料理を試食させていただきましょう。

「スタッフの質」を確認する

また、料理のサービススタッフのホスピタリティの高さも確認ポイントです。サービススタッフのクオリティの高さをしっかりと確認しておきましょう。

さらには、下見のときに案内をしてもらう、会場の営業スタッフの対応も、その会場のトータルなホスピタリティを象徴する要素です。

「料金」を確認する

最後に料金です。
いかに良い会場でも、予算と折り合いがつかなければ、使うことができません。

会場、なかでもホテルの料金体系は、ビュッフェ料理、ドリンク、そしてそもそもの会場費などで成り立っています。
ホームページなどで掲載されている料金から、いかに値引き交渉ができるかがポイントとなります。

直接交渉しても、多少の値引きはしていただけるのかもしれません。
しかし、イベント制作会社は高い値引率を獲得することができます。
その理由は、普段からさまざまな会社さまの社員総会を実施している関係で、頻度高くたくさんのお付き合いをしているので、上手に交渉をすることができるからです。

これも、イベント制作会社に依頼する大きな理由となります。

「会場の確保」も大事

社員総会や方針発表会、なかんずく入社式は、4月が一番多いです。
つまりホテルなどの会場にとっては一番の繁忙期というわけです。
人気のある会場は早くに埋まってしまいますので、できるだけ早くアプローチする必要があります。

しかし、ただ早く動けたとしても、参加者の規模や、演出の条件などとマッチする会場かどうかなどをさまざま考慮しながら、最適な会場を探すのは非常に困難です。

また、日程を押さえるのにも、イベント制作会社の知恵が必要になります。
素人が良い会場を押さえるのは非常に苦労するというお話を、よく聞きます。

しかし、日常的に多くの会場と連携し、情報を持つイベント制作会社であれば、よりうまく日程を確保し、ご提案することができます。

ここにも、イベント制作会社が会場探しをお手伝いするべき点があります。

セルリアンタワー東急ホテル

グランドプリンスホテル新高輪

ザ・プリンスパークタワー東京

終わりに

社員総会などの会社運営の重要なイベントは4月が多いと述べました。
それだけ、多くの会社が4月という時期を重要と捉えている証左です。

イベント制作の準備には少なくとも3ヶ月を要します。
また、会場探しは早ければ早いほどいい条件で探せます。

さぁ、まずはイベント制作会社に相談してみましょう。
相談だけでも、大歓迎です。

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どんなささいな内容でもお答えいたします。
お気軽にご相談ください。お待ちしております。