会社の理念を再確認して、社員の士気を高めたり、親睦を深めたりするために、社員総会を企画する企業も増えていますよね。

しかしながら、社員総会をイベント性の高い、充実したものにするためには、企画の発案や準備、運営にいたるまで膨大な労力がかかってしまうことでしょう。忙しい日常業務の最中にこれをこなすのはかなり難しいものです。

そこでイベント企画会社などに外注したいと考える企業も多いかもしれませんが、その場合にはどういった点に気をつけるべきでしょうか？

イベント企画会社の専門性に着目

イベント企画会社といっても、その規模から得意分野まで千差万別。

特に社員総会は一般のイベントとは違い、会社の社内行事であるため、単に参加者を喜ばせるだけのイベントではありません。

会社の理念、開催の動機や目的などをイベント企画会社に理解してもらう必要があるでしょう。ですから出来るだけ社員総会の企画経験のある会社を選ばなければなりません。

ちなみに、弊社では社内イベントや社員総会のプロデュースを得意としています。

見積もりや企画の説明、打ち合わせが明確なイベント企画会社を選択

イベント開催には、会場の選択、企画の実行にかかる経費や人員、資材など、さまざまなコストがかかります。そのため、どの程度の予算でイベントを行うのか、はっきりと伝えておく必要があります。

さらに企画段階で次々に追加の請求などをされないように、企画会社の料金体系が明確かどうかも会社を選ぶ重要なポイントです。

料金体系に不明瞭な点がある場合は、問い合わせ時にしっかりと聞いておく必要があるでしょう。

そして企画の打ち合わせやヒアリングについても、企画会社側がある程度、企画の工程を説明できるかどうか、レスポンスが速そうかどうかを正式な受注の前に確認しておく必要もあります。

イベント企画会社に見積もりを出してもらおう

イベントの企画などはそれほど発注する機会はないでしょうし、イベント内容によってもかかる費用は様々ですよね。

そのため一般的な相場というのがつかみにくいもの。ですから、まずは規模や予算を伝えて見積もりを出してもらいましょう。

それを元に、企画の説明をしっかり受けることで、相手会社の意図や企画力を吟味することができるでしょう。イベント企画の発注は、しっかり相手会社を選ぶことが成功のカギになります。

良い社員総会が及ぼす影響力は目には見えにくいかもしれませんが、人生の多くの時間を過ごす会社と社員の関係を豊かなものにしてくれるのは間違いありません。

弊社では、さまざまな業界や大手企業様の社員総会を手掛けておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。