社員総会を一人で仕切るには限界が…今年こそ外注に頼みたいあなたに「上司説得術」を教えます！

社員総会の仕切りを任されて大変な思いをしている方は少なくないことでしょう。

「今年こそ、外注したい！」そう考える方のために、上司に承認してもらえる説得術を公開します。

外注を反対する上司をどう説得すれば良いか…？

社員総会を開催している企業のなかには、すべてを社内で仕切っているというところも少なくありません。しかし、続けるなかで社内リソースに限界を感じたり、より高いクオリティを求めて制作会社に外注したいと考えることもあるでしょう。

仕切り担当者が外注したいと考えても、上司がそれに賛同してくれないというのはよくある話。そんなときは、外注するのをあきらめて社内での仕切りを続けるしかないのでしょうか…？

まずは、上司の本音を知るところから始めよう

説得するためには、その上司が何をネックに感じているのかを知らなくてはなりません。でも、反対意見を説得されそうだと感じれば抵抗したくなるのは、人間の心理として自然なこと。まずは、上司の意見を確認したいという姿勢を見せ、警戒心を解きましょう。

そして、ネックとなっていることをヒアリングしていくのですが、その際に「なぜ反対するのか？」という聞き方をすると「上司 V.S. 自分」という対立の構図ができてしまうので、「外注するにあたり、何が障害になっているのか？」というアプローチの仕方をとりましょう。

こうすることで、「外注 V.S. 障害」という対立関係を上司と自分が客観的に見ているという構図を作り、上司の本音の意見を引き出しやすくします。

うまく上司の意見が引き出せた後も、そこに異なる自分の意見をぶつけるのはNG。まずは、少しでも一致している点を探して同調します。特に、上司が社員総会を少しでもより良くしたいと考えているのであれば、そこが突破口になるでしょう。

上司のアウトを上手く返そう！

上司の本音を知ることができたら、具体的に上司の反対に対してどのように説得すれば良いかを考えてみましょう。

①「外注するお金はない」

費用面をつつかれた場合は、外注した場合の具体的な見積もりを示すとともに、外注することで得られる時間的なメリットをアピールしましょう。仕切りを担当する社員の手が空けば、ほかの仕事ができます。残業代も減らせるかもしれません。

また、社員総会の準備～実施までの時間を今までより短縮できる可能性もあります。「時間的メリット」をキーワードに切り返す材料を集めてみましょう。

②「外注する時間がない」

たしかに、外注先との打ち合わせや外注先への説明資料の用意など、外注のために発生する作業時間もありますが、手探りで進めるからこそムダにトライ＆エラーを繰り返してしまう点は見逃せません。ノウハウがないなかで試行錯誤するためにかかる時間的コストを盾に、上司を説得しましょう。

③「自社でもできるんじゃないか」

「これまでもなんとかできていたのだから、今回もできるだろう」という論理には「プロだからこそ、効率的に質の良いものが作れる」という切り替えしを。自社で仕切るよりも効率よく、クオリティの高い社員総会ができる、という根拠を集め、アピールしましょう。

それでもダメなら、上司に案を出してもらおう

ヒアリングしてよくよく話を聞いてみると、一見、「社員総会を外注すること」に反対しているように見えて、実は「単に前例のない新しいこと始めることが億劫なだけ」だったりします。

そんなときは、自分が本業と社員総会を高いレベルで両立させることが難しいという状況を説明したうえで、上司に打開策を示してもらいましょう。上司が打開策を検討した結果、外注することが最善の策だという答えが出るかもしれません。

そうでないとしても、少なくとも、業務と仕切りの板挟みになってしまっている今の状況は改善されるはずです。