そろそろ「社員総会」外注しようかな？イベント企画会社を使うメリットとデメリット

社員総会や表彰式など、社内イベントの企画運営を自社で行っている企業様も多いことと思います。
コストをかけずに実施できるメリットは大きいですよね。

でも、事業が拡大してきて社員数も増えてくると、会場を押さえるのも一苦労…。
毎年のことで、プログラムや演出方法がマンネリ化してきた…など、企画運営担当者の悩みは尽きませんよね。

「うちの会社も大きくなってきたし、そろそろプロに頼もうか…？」と、外注をご検討中の企業様、必見！
イベント企画会社へ外注するメリット・デメリット、外注する際に気をつけたいポイントなどをご紹介します。

専門業者に頼むメリットは、こんなこと！

■本業やほかの業務に時間をさくことができる

社内の人材で社員総会を企画運営していく場合、担当者は業務と平行して進めていくことになります。外注できれば、その分、本業に集中することができます。

事務局担当者以外でも、たとえば、社員総会で映像を上映する場合、それまでは、映像編集のスキルを持った社員に作成してもらっていたケースなどで負担を軽減することができます。映像編集のスキルを持った人が複数いれば良いですが、社員運動会などほかの社内イベントの映像制作も同じ人に集中しがちなため、負担は重くのしかかってきます。

外注することで、そういった特定の社員の負担を取り除くことができるだけでなく、クオリティの高い映像を作ることができるなどのプラス面もあります。

■専門分野に特化したサービスが受けられる

社員総会には表彰式や懇親会が組み込まれていることが多いものですが、何年間も自社で運営していくと、以下のような問題が出てきます。

・表彰式は演出方法がマンネリ化してしまう…
・社員数が増えてきて、懇親会の会場を押さえるのが大変…。
・懇親会で部署間の交流を活性化させるためのアイデアが出ない…。

その点、専門の代行業者に依頼すれば社員総会や株主総会に関するノウハウや技術などを持っているので、希望に合わせたプランを提案してもらえます。

■社内の人材コストが削減できる

数字では表しにくい部分ですが、自社の人材を使って社員総会を行うためにかかってくる人件費（採用費・教育費・福利厚生）が削減できます。
部下のマネジメントにかかる上司の人件費も同様と考えると、低コスト化の効果は大きいものとなります。

デメリットもふまえて発注しよう！

メリットの多いアウトソージングですが、もちろん良いことだけではありません。
下記のようなデメリットが考えられますので、しっかり把握した上で外注しましょう。

■業務がブラックボックス化し、自社にノウハウが蓄積されない

これまで社内で行ってきた業務を外部へ委託すれば、目の届く範囲から外れたところで進行していくことになります。そのため、業務の流れが見えなくなり、自社にノウハウが蓄積されなくなります。のちのち、自社で社員総会を運営したいとなった場合、また一からフローを作り上げなければならなくなります。

■情報伝達が複雑になってしまう

社内で進めてきた場合と異なり、ちょっとした指示も思い通りのスピード感では情報伝達ができなくなります。
比較的、大手よりも中小事業者の方が臨機応変に対応してくれる傾向があるようです。

「社員総会」を外注する際に注意したいこと

■イベントの開催目的をブレさせない

社員総会には、たとえば以下のような実施目的があるかと思います。

・優秀な成績を出した社員・部署を表彰してモチベーションを上げる
・普段は日本全国に散らばっている社員を一堂に集めて経営方針を直接伝えることで結束を図る
・総会の後の懇親会で、社員同士のコミュニケーションを深める

こういった目的を最初に決めておくことで、さまざまな場面で判断基準がブレず、最適な方法を選ぶことができます。

■自社の希望に最適な外注先を選ぶ

外注先を選定する際には何社かに見積りを出してもらって決めるケースが多いかと思いますが、金額も内容もバラバラで「結局、どこが一番良いの？」と迷ってしまうことも。
そんなときは、項目ごとに点数化し、共通する部分を比較してランキングしてみるとスッキリします。 項目を洗い出してみることで、プランの抜けや漏れを発見できるメリットもあります。