イベントの委託先は、企画力だけでも運営力だけでもダメ
こんにちは。
マックスプロデュースのプロデューサーブログです。
みなさんの会社では「社員総会」などのイベント運営を、イベント会社に委託されたことはありますか？
社内でも対応可能なので、わざわざコストをかけてイベント会社に委託しなくても…と考える方もおられるかと思います。
ただ、イベントって本当に難しいんです。私もこれまで数々のイベントのプロデュース・運営をさせていただいていますが、ちょっとしたことで雰囲気が一変するんですね。
今回は、イベント運営の苦労話もふまえて、どんなイベント会社に委託すべきかについて考えてみたいと思います。
■イベントは「生もの」臨機応変な対応が必要
どれだけ事前にチェックしたとしても、イベント当日でのミスは起きてしまう場合があります。
生放送のテレビ番組を見ていても、司会がアナウンスを間違えたり、VTRや中継などの映像がタイミングよく出せなかったりというシーンを見かけますよね。
私も長年イベントの仕事をしていますから、時々ヒヤッとするようなシーンに出くわします。
十分に準備してきても、本番当日にやむを得ない理由で内容が変更されたり、BGMや照明・映像などを出すタイミングが司会のトークと少しずれたり、機材トラブルなどは本当に困ります。
リハーサルでは使えていた機材が本番になって動かないなんてことも起こり得ます。
だからこそ、私たちイベント会社の運営スタッフは、臨機応変な対応能力を求められます。
急なアクシデント・内容変更などにいかに対処するか。
事前準備を重ねに重ねることはもちろんのことながら、やはり経験による瞬発力が発揮される場面になるのです。
例えば、機材トラブル等で映像が出ない場合に、どう対応するのか。
照明スタッフは映像が出ないことによる違和感がないようにとっさの演出をします。
舞台監督は、映像がすぐに出せるかを確認し、出せない場合のBプランでの対応を司会者に指示しなければなりません。
ここで、ステージ上の対応が止まってしまうとイベント会場の熱が下がってしまうため、いかにスムーズにリカバリするかが重要になってくるのです。
運営スタッフの頭の中には、とっさの判断の引き出しが多数あり、それを瞬間的に引き出し対処しているのです。
■「社員総会」は企画が命
おそらくみなさんは「イベント会社」と聞くと、上記のような運営現場スタッフのことをイメージされるのではないでしょうか。
上記のように、運営スタッフの経験値というのは、生のイベントでは本当に重要です。
ただ、私たちのように「社員総会」などのビジネスイベントのプロデュースをしていると、ビジネス的な「企画力」も求められるのです。
「社員総会」は、会社のビジョンを全社で共有したり、課題克服のためにいますべきことを示したりします。
経営層が考えていることを現場社員へ、どのように伝えればその気持ちがしっかりと届くのか、課題に対する重要度がどれだけ伝わるかを真剣に考えて、その演出手法や動画コンテンツの絵コンテなどをご提案します。
クライアント企業のビジネスを理解し、経営層の発想を現場社員の立場に変換して表現方法を考える必要があるため、かなりのビジネス思考も必要なのです。
会社、特に起業間もないスタートアップ企業には多いのですが、イベント開催に向けた打ち合わせなのにイベント開催についての話をせず、「自社の経営哲学」について、何週間もかけてレクチャーしていただく場合もあります。
■「イベントの３本柱」とは…
このようなお客様企業の想いをイベントでしっかり伝えるために、私たちは「イベントの３本柱」というものを意識しています。
【イベントの３本柱】
１．企画力
２．演出力
３．運営力
１つ目は「企画力」。お客様企業の想いを現場社員のみなさんへ伝え、課題解決するためのコンテンツ企画をご提案するスキルです。
２つ目は「演出力」。イベント現場で、いかにご参加いただく社員のみなさんの熱量を上げられるか、またあるときは感動的な演出を、あるときはパッションを感じさせるインパクトのある演出をします。企画したコンテンツを120%の力で伝えられるよう、参加者である社員視点で演出方法を検討します。
３つ目が「運営力」。先に述べたような臨機応変な対応が求められるイベント現場で、いかにミスなく、万一突発的なことが起きた場合にすぐに最善策を選択してリカバリするスキルです。
私たちマックスプロデュースでは、このような企画・演出を担当するプロデュースチームと、イベント現場でしっかりと運営を行う運営チームがワンチームとなってお客様のイベントを作り上げてゆきます。
もしも、自社のイベントをイベント会社に委託しようと考えている場合は、ぜひこの「イベントの３本柱」がしっかりしているイベント会社を選んでください。
■貴社の社員総会を無料でアドバイス
当社では、このような視点からも「社員総会」の企画提案やアドバイスなどを無料で行なっています。「社員総会」は企業ごとの企業文化の違いで、演出方法が異なりますし、自社の中だけで企画運営をしていると、どのような企画があるのか、どのような演出が社員のモチベーションを向上させるのかなどの発想が難しいものだと思います。
そんな時に、当社の「無料相談」をご利用ください。
ご相談いただきました企業様へは、社内の様子やこれまでの社員総会の状況などをじっくりヒアリングさせていただき、最初のアドバイスに関しては無料で行っています。
ぜひお気軽にご相談いただければと思います。
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