「社員総会」プロに委託するといくらかかる？
こんにちは。
マックスプロデュースのプロデューサーブログです。
「社員総会」担当者の方にとって、社員総会の運営は大変なようです。やるべきことが多いのにミスが許されないという業務の性格上「できればイベント会社に委託したい」と考えている方も多いとのこと。
しかしイベント実施を外注する経験はなかなかないもの。イベントの予算がいくらくらいなのか、見当もつかないのではないでしょうか？
今回は、「社員総会」をプロに委託した場合の費用について解説します。
■「社員総会」を外注するメリットとは？
「社員総会をプロに委託したい」と考えている方は、どのように上司や会社に理解してもらうか、そこから考えていることと思います。
プロに委託することで、企画からイベント当日のオペレーションまで全て対応するのはもちろんのことですが、それ以外にも、外注するメリットは意外と多いのです。
【時間とクオリティの担保】
イベントを外注する際に、最も大きなポイントは「時間とクオリティ」です。
社内の担当者が時間をかけて、いくら頑張っても、多くのイベントを手掛けたプロのスピードにはかなわないと思います。
限られた時間の中でどのような準備をし、どのような演出をするべきなのかなど、当日までのロードマップをイベント会社が提案してくれますので、自分たちで考えるより短時間でクオリティの高いイベントが実現します。
【会場/ケータリング費等の割引】
意外と知られていないことかもしれませんが、イベント会社にはさまざまな業者とのつながりがあります。ホテルなどの会場やケータリング会社、さらにタレントや司会者を手配するプロダクションなどがあり、イベント会社経由で発注することで割引になるケースもあります。
当社の場合も、割引可能な会場やケータリング会社がありますので、「マックスさんへの外注費を加えても、これまで自社でかけていたコストと変わらずに委託できた」なんていうケースもあったりします。
【台本/マニュアルがプロ仕様】
「社員総会」などのイベントを自社で運営する場合、大変なのが「進行台本や運営マニュアルの作成」ではないでしょうか？
イベントに慣れない方が台本やマニュアルを作成しますと、かなりの確率で記載すべき事項が取りこぼされてしまうケースが出てきます。
これは、経験から本番の進行を常にシミュレーションしながら、例えば次の登壇者に対し、どのタイミングで誰がどこにスタンバイさせる必要があるかだったり、ステージ上で使用する賞状や賞品を、どのタイミングで誰がステージ上の誰に渡すかだったりなど、演出に沿って無駄のない進行を行うために、細かな指示を書き込む必要があります。
ただ、その段取りは経験がないとイメージすることは難しいもの。結果的に、台本やマニュアルから抜け落ちることが多いのです。
抜け落ちてしまった結果、本番当日に、ステージ周りでスタッフがバタバタと走り回り、司会が時間調整を行うなんていうイベントはこうして生まれてしまいます。
それでは、参加者のモチベーションどころではないですよね。
このようなミスが許されない社員総会や株主総会などのイベントでは、緻密な進行台本や運営マニュアルの存在は、イベントの目的を達成するためのクオリティに強く影響するのです。
【演出力】
またプロに委託して圧倒的に変わってくるのが「演出」です。
照明の照らし方ひとつで夢のような空間を作ることもできるというのは、皆さん体験したことがあると思います。
照明を活用して、登壇者に集中しやすい環境を作ったり、BGMや映像の力で、感動的な場面を演出したり、躍動的な雰囲気を演出したり、もしくは言葉で説明が難しい内容を映像化したり、プレゼンしやすい資料を準備したりと、イベント全体の起承転結を演出でコントロールし、参加者の集中力を高めます。
私の聞いた話の中に、こんな話がありました。
「社員表彰」の際、ある受賞者が「登壇するのが恥ずかしいから嫌だ」と受賞を断ったケースがあったそうです。
なんでかと聞いてみると、この表彰式では、照明もBGMも使用せずただの会議室で表彰式が行われ、表彰された受賞者には、受賞スピーチを求められるのだそうです。
シーンとした会場で、ただ司会者に呼ばれ前へ行き、参加者の表情がはっきりと見えるような状況でスピーチしなくてはならないということでした。
これまでの受賞者の姿を見て、受賞することが誇りに感じられなくなってしまい、恥ずかしいのだということで、受賞を断られてしまったのだそうです。
やはり、せっかくの「社員表彰」ですから、受賞者には晴れ晴れとした気持ちで、気持ちよく登壇していただき、参加者の全社員には「来年は、自分があそこで表彰されるのだ」と思えるような、モチベーションを上げるきっかけになるものにできるといいですよね。
ともあれ、「社員総会」を外注するには、大きくこのようなメリットがあります。
■「社員総会」は、どんな費用がかかる？
では、実際にプロに委託した場合、どのような費用が必要なのでしょうか？
当社で見積を作成する際の、項目について解説します。
大きく分類すると、以下の５項目に分類されます。
【制作費】
「制作費」は、基本的に制作物を制作する際の費用です。
オープニング映像・インタビュー動画などの制作物や、進行台本や運営マニュアルなどの制作に必要な費用です。
【運営人件費】
「運営人件費」は、文字通り運営スタッフの人件費です。
プロデューサーや舞台監督、音声や照明などの技術スタッフから、細々したアシスタント業務を担当するスタッフの人件費など、イベントに関わるスタッフの費用となります。
【会場費】
「会場費」は、単純に会場をレンタルする費用だけでなく、会場で使用する各種備品の費用も含まれます。テーブルや椅子も必要数に応じてコストは変わりますし、プロジェクターやモニターが必要なのか、会場を装飾する花なども必要なのかなど、細かな必要備品により金額が変動します。
【ケータリング費】
「ケータリング費」は、参加者のみなさんが飲食される食材やドリンクなどの費用です。
メニュー内容や必要な人数によっても、コストは変わってきます。
【機材費】
「機材費」は、主に映像や音響で必要な機材のレンタル費等になります。
会場に備え付けになっていない、音響セットのレンタルや、通常のテレビサイズではない、イベント用の大画面モニターをレンタルする際などに必要な費用です。
その他、ステージ上に美術セットを施工したり、「社員表彰」でオリジナルの賞品を制作したりする場合も、別途費用で対応させていただきます。
■「社員総会」外注費の目安とは？
では、このような見積項目で、最終的にいくらくらいかかるのでしょうか？
まずは、当社が受注した際の、予算規模の割合をご覧ください。
低予算の案件は100万円くらいから、大規模案件となると１千万を超えるまでと、規模により予算は大きく異なります。当社の場合、大きな偏りはなく、小規模なものから大規模なものまで、さまざまな案件をいただいています。
また、大規模案件をプロデュースしているイベント会社に、小規模な会社のイベントを委託して大丈夫かを心配される場合もあると思います。そんな場合は、下記の数値を参考にしてみてください。企業規模や業界に関わらず、多様な企業のイベントを受注しています。
ここまでお読みいただいたのに、参考になる金額目安が無いと、「読んだ甲斐がない！」と思われるでしょうから、最後に目安の金額をご案内します。
当社では、「イベント参加者１名あたり３万円」というイメージをお伝えしています。
もちろん、会場規模や映像などの作り込み方で、これよりも予算が膨らむこともあります。
ただ、当社で受注している平均的な「社員総会」のコストは、100名規模の会社なら300万円程度、500名規模で1,500万円、1,000名規模の会社になると3,000万というイメージです。
大規模な会社になると、コストも高く感じるかもしれません。
ただ、この費用の中には、外注しなくても必要となる「会場費」や「ケータリング費」なども含まれています。先に述べたように、「会場費」や「ケータリング費」などは、イベント会社経由で発注することで安くなる場合もあり、結果的にお見積を提示すると、「例年の予算とあまり変わらないくらいになった」ということも多々あります。
まずは、お気軽にご相談いただければと思います。
■貴社の社員総会を無料でアドバイス
当社では、このような視点からも「社員総会」の企画提案やアドバイスなどを無料で行なっています。「社員総会」は企業ごとの企業文化の違いで、演出方法が異なりますし、自社の中だけで企画運営をしていると、どのような企画があるのか、どのような演出が社員のモチベーションを向上させるのかなどの発想が難しいものだと思います。
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